إدارة الوقت

إدارة الوقت تتضمن أدوات وتقنيات لتخطيط وترتيب الوقت . بحثاً عن زيادة الفعالية وحسن استثمار الوقت . وإدارة الوقت في صميمها معتمدة على إدارة الأولويات .

من لا يحدد أولوياته يقوم بإنجاز :

المشاكل حسب ترتيب ظهورها .

• الأعمال اليسيرة أولاً .
• الأعمال الصعبة أولاً.

وكل هذا غير صحيح ، لأنه غائب عن " فقه الأولويات " .

لديك 24 ساعة في اليوم ، و 168 ساعة في الأسبوع ، و 8760 ساعة كل عام.الوقت أندر الموارد ، لأنه غير قابل للتمديد ولا التخزين ، ولا الاستبدال !!

البيئة المحيطة بك تؤثر عليك في كيفية إدراكك للوقت وتعاملك معه .هناك بيئات تتعامل مع الزمن باعتباره أياماً متشابهة ، وبعضها تختلف الدقيقة فيها عن الأخرى .

كلما ارتقت الأمة كانت وحدة الزمن فيها أكثر دقة ( الجزء من الثانية ) ، وكلما انحطت قيمتها في سلم الرقي تعاملت بوحدات زمن أكثر امتداداً ( مثل أن يقول لك صديقك : نلتقي يوم الخميس .. بدلاً من أن يقول : في الساعة الرابعة والنصف !! ) .

حين تحدث المفكر الجزائري مالك بن نبي عن الحضارة ، جعل معادلة الحضارة هي: إنسان + تراب + وقت .

والتراب يعني : الموارد الممكنة .

عدم تنظيمك للوقت يجعلك " رجل الدقيقة الأخيرة " فأنت لا تنجز عملك إلا في آخر الوقت المحدد له ، وما كان يمكن إنجازه بإتقان وراحة في 3 ساعات ، تنجزه أنت بتساهل وانضغاط في النصف ساعة الأخير !!

الذي يسبب لك الألم والتشتت ليس ضغوط العمل ، وإنما سوء ترتيبك للأولويات في وقت العمل.

هل خصصت الوقت الكافي لمعرفة ما أنت في حاجة إلى معرفته من شئون دينك وعملك وأسرتك وتنظيم حياتك وتربية أبنائك وتواصلك مع الآخرين ؟

مبادئ تدبير الوقت :

• 1- التركيز على المهم حسب سلم الأولويات الخاص بك.
• 2- محاربة المقاطعات من هاتف أو لقاءات غير مجدولة أو غيرها .
• 3- مراقبة مردود الزمن الذي استثمرته سابقاً لتقييمه والبناء عليه .
• 4- إيجاد توازن شخصي بين الضروريات والإمكانات المتوفرة .
• 5- الاستماع إلى ساعتك البيولوجية الباطنية .
• 6- الاهتمام بالبعد الذاتي للوقت : تحديد أهمية العمل بالنسبة لك .
• 7- لا تنفق خمس دقائق لتقرر تأجيل ما يمكنك إنهاؤه فوراً في خمس دقائق !!
• 8- نحن في عالم مليء بالأوراق .. في العمل ، في البريد الإلكتروني ، في الخطابات ، ولكي تنجز في عملك فينبغي تعلم طرق القراءة السريعة لتختصر وقت القراءة.
• 9- استخدم آلية " التفويض " بمهارة لكي تستثمر وقتك.

ضوابط التفويض :

• أن يكون العمل الذي ستفوضه أقل في الأهمية مما ستقوم به بنفسك .
• أن يكون من ستفوضه قادراً على القيام بما فوضته به .
• أن تحدد للمفوض الوقت للإنجاز ، وإلا طال الأمر أكثر مما يستحق .

أنواع الأنشطة التي ينبغي أن تكون متوازناً بينها :

• الشعائر الدينية .
• المهنية .
• الراحة والنوم .
• العائلية .
• التسلية .
• النمو الشخصي .
• العلاقات الاجتماعية.

يمكن تقسيم المهام إلى مهام :

• أ‌- يجب أن أحققها فوراً ، بنفسي .
• ب‌- مهمة ، يمكن أن تنتظر قليلاً ، ويمكنني إسنادها إلى آخرين .
• ت‌- قليلة الأهمية ، يمكن إسنادها .د - ضعيفة الأهمية ، ويمكن عدم القيام بها .

قواعد ستة لإدارة الوقت :

1. قاعدة باريتو ( 80 / 20 ) :20% من أعمالنا تستهلك 80% من أوقاتنا .
2. قاعدة كارلسون ( التسلسل المتجانس ) :كل عمل متقطع هو أقل فعالية وأطول وقتاً من العمل المتصل . لأنك في كل عودة إلى العمل بعد تركه تضيع وقتاً قبل الوصول إلى المعدل العام .
3. قاعدة باركنسون ( الميل إلى التضخم الذاتي ) :تتمدد المهمة لتستخدم كامل الوقت المحدد لها .( هل تتذكر يوماً قررت فيه أن ترتب غرفتك في ساعة .. فالتهم الترتيب كامل الساعة ، بينما قررت في وقت آخر ترتيبها في 10 دقائق ، فلم تتجاوز الدقائق العشر ؟!! ) .
4. قاعدة إليتش ( سلبية الإنتاج بعد الوصول إلى حد معين) :بعد الوصول إلى عتبة عدد معين من الساعات تتناقص إنتاجية الوقت المستثمر وتصبح سالبة . - ولابد حينها من التغيير لاستعادة الطاقة - .
5. قاعدة سوابودا - فليس ( الإيقاعات البيولوجية ) :لكل شخص إيقاعات حيوية متعددة خلال اليوم أو الأسبوع أو الشهر أو العام . يكون فيها أكثر أو أقل فاعلية .
6. قاعدة فريس ( البعد الذاتي للزمن ) :للزمن بعدان : ذاتي وموضوعي ، تبعاًلموقفك من الحدث ." الزمن الموضوعي " : العام للناس جميعاً .و" الزمن الذاتي " : وهو إحساس كل فرد بزمنه الخاص.فالزمن الذي يقضيه الأب خارج غرفة الجراحة التي يجري فيها ابنه عملية ، ليس كالزمن الذي يقضيه الإنسان مع زوجة حبيبة .. الأول شديد البطء .. والثاني لافت السرعة !!

العقلاء يقدرون أوقاتهم :

• قال النبي صلى الله عليه وسلم :" نعمتان مغبون فيهما كثير من الناس : الصحة والفراغ.
• أقسم الله تعالى بأوقات فقال " والفجر ، وليالٍ عشر " ، و " والعصر ، إن الإنسان لفي خسر " .
• قال النبي صلى الله عليه وسلم : " لن تزول قدما عبد يوم القيامة حتى يسأل عن أربع: عن عمره فيما أفناه وعن شبابه فيما أبلاه وعن ماله من أين اكتسبه وفيما أنفقه وعن علمه ماذا عمل به ؟" .
• والوقت أنفس ما عُنِيتَ بحفظه وأراه أسهل ما عليك يضيع قال الفضيل : أعرف من يَعُدُّ كلامه من الجمعة إلى الجمعة .
• دخل جماعة على رجل من السلف فقالوا : لعلنا شغلناك ؟ فقال : أَصدُقُكم ، كنت أقرأ فتركت القراءة لأجلكم .
• يقول عبد الرحمن ابن الأمام أبي حاتم الرازي " ربما كان يأكل وأقرأ عليه ويمشي وأقرأ عليه ويدخل الخلاء وأقرأ عليه ويدخل البيت في طلب شيء وأقرأ عليه "

أعداؤك :

• التأجيل والتسويف .
• سوء التخطيط أو عدمه.
• غياب فقه الأولويات .
• عدم التفويض ومحاولة القيام بكل شيء بنفسك .
• العمل تحت ضغط الأزمة .
• الهاتف : العدو الحبيب !! شبَّه بعض الفضلاء الهاتف الجوال بالموت ، لقوله تعالى " أينما تكونوا يدرككم الموت " .. والجوال يجعلك متاحاً للآخرين في كل وقت .. دون مراعاة لخصوصياتك !!
• محاولة إنجاز الكثير من الأعمال في وقت بالغ الضيق ، مما يؤدي إلى عدم إنجازها كلها !!
• المفاجآت غير المرتقبة : كالزوار دون موعد ، مرض أحد الأبناء ، مناسبة اجتماعية هامة مفاجئة .
• الفوضى الشخصية : في هيئتك ، ومنزلك ، وملفاتك ، وكتبك ، ومواعيدك .
• العجز عن قول " لا " : وبالتالي ترتبط بكثير من المواعيد مع النساء حياءً ، مما يستهلك منك وقت العمل ، لا سيما إذا كان لديك مواهب أو مصالح يحتاجها الآخرون.الاجتماعات الطويلة الفارغة .
• البدء في العمل وتركه في المنتصف دون إتمام .
• العلاقات الاجتماعية الواسعة دون تنظيم أو استثمار : للعلاقات الاجتماعية أهميتها في نجاحك الشخصي والعملي ، ولكن اتساعها وسوء تنظيمها ، وعدم اختيار من تستفيد من صحبته في الدنيا أو الآخرة يضيع عليك حياتك .

نصائح لإدارة الوقت :

• لا تعتمد على ذاكرتك ، واكتب المهام في مفكرة .
• قم بعملك الأساسي في بداية الصباح ، وخصص له من وقتك أحسن ساعات النهار.
• وازن بين عملك وحياتك العائلية وعلاقاتك الاجتماعية .
• اجعل إدارتك للوقت معتمدة على : مراقبته ، وقياسه ، ورؤية ما أنجزته سابقاً ، ثم تقييمه لمعرفة الأخطاء والإيجابيات.

نشرت في: العلوم الإنسانية,الفلسفة و علم الاجتماع و العقائد